اعلنت العتبة الحسينية المقدسة عن نجاح التشغيل التجريبي لنظام الحوكمة الالكترونية في قسم الشؤون الادارية الذي حول التخاطب الاداري من الورقي الى الالكتروني واختزل الوقت والجهد والايدي العاملة، كما اكدت ان القسم انجز خلال العام الماضي (2023) اكثر من (183) الف كتاب رسمي، استفاد منها منتسبو العتبة الحسينية وجهات حكومية وافراد.

جهود كبيرة

وقال رئيس القسم امجد محمـد حسين القرعاوي في حديث لوكالة نون الخبرية ان" القسم بشعبه الستة يعتبر الشريان الابهر للعتبة الحسينية المقدسة، كونه المكلف بتوزيع جميع المهام الصادرة عن المتولي الشرعي والامين العام ونائبه ومعاونه، وايصال التوجيهات وتطبيق الضوابط من قبل جميع منتسبي الاقسام في العتبة المقدسة التي يصل عددها الى اكثر من (65) قسم موزعة على اغلب المحافظات العراقية في المؤسسات والمراكز التابعة للعتبة الحسينية المقدسة التي تحتاج بشكل يومي ايصال كل التبليغات الرسمية والمخاطبات والاوامر الادارية لها عن طريق القسم"، فضلا عن " التوسع الكبير في عمل العتبة المقدسة وافتتاح الكثير من المشاريع والمراكز التعليمية والطبية والتربوية والانسانية والدينية والعلمية والثقافية في كثير من المحافظات، ما نتج عنه زيادة في الملاكات العاملة، وهو امر يحتم التوسع في العمل الاداري لتنظيم وضبط عملية انتظامهم بالدوام وغيرها، وضمان حقوقهم ورعايتهم منذ اليوم الاول لمباشرتهم بالدوام لغاية اخر يوم عمل لهم في مؤسسات العتبة الحسينية، حيث بلغ عدد الكتب الرسمية التي انجزها منتسبوا القسم خلال العام الماضي (183) الف و(147) كتاب، بينما وصل عدد المنجز خلال الثلث الاول من العام الجاري حوالي (43) الف كتاب، توزعت بين الكتب الصادرة والواردة والمفهرسة وكتب التعيين والايفادات والتثبيت على الملاك ونقل الخدمات وكتب الاستقالة وانهاء الخدمة وخلاصة الخدمة وصحة الصدور (QR) ".

الحوكمة الالكترونية

واضاف القرعاوي ان " التوسع في العمل خلف بريد ورقي هائل حيث يبلغ عدد الكتب الصادرة من القسم بين (300 ـ 400) يوميا، وهو امر يحتاج الى وقت طويل وجهد كبير لانجازه، ناهيك عن مخاطبات الجهات الخارجية مثل المؤسسات الحكومية وغيرها، وهو ما دفعنا الى التوجه لاستخدام نظام الحوكمة الالكترونية او تطبيق تقنيات البرامج في المخاطبات الرسمية، ووضعنا اللبنة الاولى وانطلقنا باستخدام البرنامج بشكل محدد مع بعض الاقسام داخل العتبة كتشغيل تجريبي وخططنا تتضمن التوسع به ليشمل جميع الاقسام بعد استحصال الموافقات الرسمية من الادارة العليا ليصبح العمل باكمله ضمن خطوات الحوكمة الالكترونية، ومنذ العام (2014) كان الامين العام للعتبة الحسينية المقدسة الاستاذ حسن رشيد العبايجي ساعيا لتطبيق هذه التقنيات في العمل، ولذلك اعتمدنا على الجهود الذاتية ولم نشتري برامج خاصة بالرغم من اننا خاطبنا شركات عالمية للتعاقد معها بهذا الشأن، لكن خصوصية العتبة المقدسة والتوسع باعمالها لا تلائم الاعتماد بالاتفاق مع تلك الشركات، وانتهى الامر بالاعتماد على الجهود الهندسية والفنية في قسم الاتصالات التابع للعتبة الحسينية المقدسة، الذين تمكنوا من تنصيب تلك البرامج والمباشرة قبل حوالي شهرين بها مع اقسام معينة كمرحلة تشغيل تجريبي بعد ادخال رؤساء الاقسام والمنتسبين والمتخصصين بالعمل على هذا البرنامج في دورات تدريبية اثبتت كفاءتهم في استخدامها، ومازال مستمرا بتدريب ملاكات الاقسام على هذا البرنامج لتطبيقه تباعا، واثبت نجاحه من خلال اختزال الجهد والوقت والملاكات البشرية".

الزمان والمكان

واوضح ان "العمل اصبح الكترونيا بدل الاعتماد على المخاطبات الورقية والتأخير في البريد لكل مسؤول لديه اعمال وجولات تفتيشية او تفقدية او اجتماعات، يحمل البرنامج على الهاتف المحمول او الحاسوب اليدوي المحمول (التاب) او الحاسوب المنضدي المحمول (اللابتوب)، ووفرت للمسؤول نماذج جاهرة للكتب الرسمية والمخاطبات يغذيها بالمعلومات المطلوبة وبضغطة زر ومن اي مكان سواء مكتبه او المشاريع الميدانية او السيارة او من بيته يمكنه تحرير اي طلب او كتاب رسمي لاستحصال اي موافقة على حوالي عشرين نوع من الطلبات مثل طلب اجازة او تعيين او مباشرة او ايفاد او نقل خدمات وغيرها ويحصل عليها ومنه ترسل الى قسمه للعمل بها، واختزال الاعتماد على المخاطبات الورقية وساعي بريد نقلها الى الجهات المعنية والحاجة الى ايام لانجاز الامر باجراء بسيط وتقتي حديث لا يستغرق دقائق معدودة وقد لمسنا الاستفادة من هذا البرنامج للأقسام المطبقة بها التجربة وقسم الشؤون الادارية خصوصا كونه الثقل الاكبر للعمل بالرغم من اننا في طور التشغيل التجريبي".

مع المؤسسات الاخرى

وعن امكانية الارتباط مع مؤسسات حكومية اخرى تستخدم نفس النظام الالكتروني اشار القرعاوي الى ان " العتبة الحسينية تعمل على جعل العمل مع باقي المؤسسات الحكومية عبر هذا البرنامج، وحاليا لدينا ارتباط مع ديوان الوقف الشيعي وحسب توجيهات رئاسة مجلس الوزراء فيما يخص صحة صدور (QR) بعض الكتب والوثائق الرسمية، اصبحنا مرتبطين بالمنصة الحكومية، وخصص لهذا العمل موظفين مختصين شاركوا بدورات تدريبية في ديوان الوقف الشيعي ووثقت اسمائهم كموظفين رسميين معتمدين للعمل على هذا البرنامج، وعلى سبيل المثال اننا في حال رفع كتاب اعفاء مواد من التعرفة الجمركية فإنه لا يرفع الا بارفاق كتاب صحة صدور على المنصة الحكومية التي ترتبط بها جميع الوزارات بنظام محمي، كما يتميز القسم بتقديم خدمات عامة للمنتسبين وغيرهم، حيث ترد موافقات الادارة العليا على طلبات لجهات خارجية نقوم بتحريرها، وكذلك يزود الشخص الذي يتعين في مؤسسة حكومية بخلاصة الخدمة وكشف الراتب التي قضاها في العتبة المقدسة لاضافتها الى خدمته، ونفس الامر ينطبق على المحالين الى التقاعد وهم على ثلاثة انواع اما السن القانوني او الحالة الصحية او الرغبة بالتقاعد مبكرا، حيث تتكفل شعبة الشؤون التقاعدية باكمال ملف الموظف بشكل متكامل ليحتسب له الراتب التقاعدي بما يستحقه بالتعاون مع شعبة الافراد المعنية بأضابير المنتسبين".

الطباعة

وتابع ان" في القسم توجد شعبة الطباعة المعنية بطبع الكتب الرسمية و(الباجات) هويات المنتسبين والمتطوعين خلال الزيارات المليونية التي يصل عددها على اقل تقدير بين (5000 ــ 6000) هوية متطوع في كل زيارة"، اضافة الى " الخدمات الطباعية داخل وخارج العتبة المقدسة، مثل طلبات تقدم من المؤسسات الحكومية في كربلاء المقدسة وتستحصل الموافقات على طبع بنود ورق كاملة على نماذج كتب رسمية او استمارات، وكذلك طبع (الدبالك) والخرائط، اما شعبة السكرين فنستطيع اعتبارها شعبة خدمية بامتياز كونها تطبع على القماش والبلاستيك او قلم او حتى (رام) اي عبارة يراد طباعتها لتقدم هدية او غيرها، ومن بين شعب القسم توجد شعبة الحاسبة الالكترونية التي تختص بتوثيق طلبات المتقدمين على التعين لحفظ حقوقهم في اقدمية وافضلية التعيين وادخال جميع معلومات المتقدم وبياناته الى البرنامج المعتمد في الشعبة، اما شعبة الذاتية التي تعتبر المحور الرئيس لتحرير الكتب الرسمية وتنظيمهن وتنسيق العمل مع الاقسام الاخرى ومسؤولة عن الكتب الصادرة والواردة وفهرسة الكتب وارسالها الى شعبة الارشفة الالكترونية التي تعد "بنك المعلومات" للعتبة الحسينية المقدسة الذي ارشف كل وثيقة رسمية صادرة عن العتبة الحسينية منذ العام (2003) الى يومنا هذا ومحمي ومخزون ورقي والكتروني".

قاسم الحلفي ــ كربلاء المقدسة